Batman Belediyesi uygulamaya başladığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurum içi yazışmalar, diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak, yazışmaların standartlaşması, sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi, yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesini amaçlıyor.

EBYS’nin Avantaj ve Kazanımları

Batman Belediyesi; EBYS uygulaması ile yazışmaları doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırılabilecek. Birimler 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilecek, belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilecek, belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilecek, yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilecek, aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkânı sağlanabilecek, belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilecek.

EBYS, bekleyen ve işlem yapılan evrakların kontrolü ile personelin performansının değerlendirilmesi, belge güvenliği, kâğıtsız ofis kolaylığı ve bilgisayar ortamında yazışma kolaylığı da sağlayacak. EBYS ile evrak işlem sürecinde tıkanan noktaların raporlanması, mekândan bağımsız erişim ve bilgiye kolay ulaşım avantajları, iş ve hizmetlerin bürokratik süreçlerinde zaman tasarrufu sağlayacak.

Dijital İmza Süreci Başladı

Batman Belediyesi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile birlikte Dijital İmza uygulamasını da başlattı. Dijital sertifika kullanımı ile oluşturulan dijital imzalar, elektronik ortamda gönderilen bilginin veya e-mail'in kime ait olduğunu gösterecek. Dijital imzalı kullanıcı, sunucu ya da host'tan gönderilen bilgilerin kesinlikle o kuruma veya kişiye ait olduğunu doğrulayarak, verinin başkası tarafından yollanmadığı konusunda emin olabilecek. Dijital imza, veri akışı sırasında bilgilerin içeriğini koruyacak, bir başka kişinin eline geçmesini ya da değiştirilmesini engelleyecek, bilginin sadece alıcıya gittiğini ve sadece alıcı tarafından okunacağını ortaya koyacak. Dijital imza, veriyi gönderenin ve alanın kim olduğunun kanıtlanmasına da imkân tanıyacak.